Tillbaka till kontoret - Så underlättar du för dina medarbetare

Efter 1,5 års distansarbete utifrån myndigheternas råd om hemarbete blir det i slutet av september många som går tillbaka till kontoret i samband med slopade restriktioner. Vi är många som har vant oss vid en ny typ av vardag, och där återgången till kontoren kan vara både skrämmande och välkommet. Så hur ska du som arbetsgivare egentligen tänka och hur underlättar du för dina medarbetares återgång?

tillbaka-till-kontoret

För det första är det viktigt att komma ihåg att det finns lika många tankar och känslor kring att gå tillbaka till kontoret som det finns individer. I slutändan är det viktigt att hitta en form som fungerar för organisationen, men samtidigt ha de individuella medarbetarnas bästa i åtanke. Men det som fungerar för ditt team eller din organisation behöver inte vara samma som för någon annan.

Här har vi samlat några tips på vad som kan vara bra att tänka på för att underlätta när vi går tillbaka till kontoren.

  • Kommunikation är A och O
    Oavsett vilka val din organisation gör är det viktigt att dessa val och beslut tydligt förmedlas till medarbetarna. Detta är viktigt både inför återgången, men självklart även under en övergångsperiod och vid eventuella förändringar av smittläget. Var noga med att kommunicera eventuella smittskyddsåtgärder som tagits i bruk, och hur ni ser på arbetsplatslivet framåt. Se även till att ge möjlighet till frågor från individer och var transparant och tillgänglig vid funderingar.

 

  • Fånga upp och bekräfta eventuell oro
    Se till att vara tillgänglig för och fånga upp eventuell oro hos dina medarbetare. Coronapandemin har påverkat oss alla, även om en själv inte drabbats hårt kan personer i ens närhet och umgängeskrets drabbats hårt av pandemin på olika sätt. Att nu återvända till arbetsplatsen och med en förväntan om att allt ska vara som vanligt kan väcka minnen och känslor till liv. Som arbetsgivare är det viktigt att fånga upp den här oron, och såväl bekräfta som normalisera den.

 

  • Se över rehabplaner
    Som arbetsgivare har du ett ansvar för att dina medarbetare ska må bra. När vi har arbetat på distans under en längre tid kan det vara så att riskbeteenden i form av missbruk eller psykisk ohälsa slunkit obemärkt förbi. Som arbetsgivare har du ett ansvar att sätta upp en rehabiliteringsplan för medarbetaren, och då pandemin kan ha dolt såväl som triggat i gång ohälsa är det därmed viktigt att se över att ni har verktyg och planer på plats så att ni snabbt kan sätta in rätt hjälpinsatser vid behov.

 

  • Stegvis återgång och flexibilitet
    Det är många som under det gångna året har levt i en snäv social cirkel, och många har förändrat sina vanor under pandemin. Det kan innebära att det kan bli en stor omställning för en del att gå från få sociala kontakter till att helt plötsligt trängas i kollektivtrafiken och ha dagliga interaktioner med sina kollegor. För att vänja sig vid detta kan en stegvis återgång med halvdagar eller ett par dagar i veckan på kontoret vara en lösning. Det är viktigt att vara flexibel och se vad som fungerar för såväl organisation som individ. Ett sätt att lägga upp det är:
    • dag 1-14 upp till 40% av tiden på kontoret
    • dag 15-29 upp till 60% av tiden på kontoret
    • dag 30-44 upp till 80% av tiden på kontoret
    • från dag 45 ingen begränsning av tid på kontoret

 

  • Uppstartssamtal
    Inför återgången är det viktigt att förstå hur ens team och medarbetare känner och resonerar. En bra start på att förstå sitt team är att hålla enklare uppstartssamtal, där ni diskuterar igenom hur det känns inför återgången, vilka hinder medarbetaren eventuellt känner och vad som har fungerat respektive inte fungerat under tiden med distansarbete. Framför allt är detta ett tillfälle för att påbörja en diskussion om hur återgången kan underlättas och vilka hjälpmedel som kan behövas framåt.

 

  • Se över era personalförmåner
    När vi nu återvänder till kontoren och vi till viss del återgår till gamla vanor med nätverksluncher och gymbesök kan det vara bra att se över vilka förmåner som erbjuds dina medarbetare. Nu är nämligen ett utmärkt tillfälle för dig som arbetsgivare att göra aktiva val för att ge dina medarbetare möjlighet till en hälsosam vardag, till exempel genom uppmuntran av regelbundna pauser i form av lunchförmån eller fysisk aktivitet i form av friskvårdsbidrag.

 

Oavsett hur din organisation ser på fördelningen mellan kontor och distansarbete är det viktigt att komma ihåg att det inte finns ett rätt svar som fungerar för alla organisationer. Det kommer att finnas ett stort behov av internkommunikation den kommande tiden. Utöver att kommunicera återgången kan det även vara läge att lyfta de hälsoinsatser och personalförmåner som redan implementerats men som hamnat i skymundan under distansarbetet.

I slutändan är det viktigaste alltså att hitta en väg som fungerar i den organisation du verkar i, och att man är tydlig mot sina medarbetare om vad som gäller så att risken för missförstånd minskar.

 

 

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

Ta del av intressanta artiklar som kretsar kring hur du som ledare kan boosta dina medarbetares välmående och skapa en attraktiv arbetsplats.