Undrar du över något?

Har du några frågor om Epassis lunchkort för dig som arbetsgivare? Här har vi samlat några av de vanligaste frågorna vi får in.

Hittar du inte svar på den fråga du har som arbetsgivare här? Kontakta oss på backoffice@epassi.se

Fakturafrågor.

Jag har råkat skapa två fakturor, hur gör jag nu?

Det är ingen fara! Kontakta vår kundtjänst så makulerar vi den ena fakturan, meddela även vilken av de två fakturorna du vill att vi ska makulera.

Kan jag i efterhand gå in och se vilka anställda en viss faktura gäller?

Självklart kan du det.

Här kan du se en historik på alla de fakturor som har skapats för ditt företag. Om du klickar på de tre punkterna kan du se fakturan och specifikationen. Du kan även se alla laddningar som skett genom att välja ”Visa laddningar”. I den vyn kan du se status på en laddning; t.ex. om den har laddats på eller är väntande.

Den lönefil som vi mottagit från er saknar vissa anställningsnummer?

Du kan gå in och kolla i specifikationen för den faktura som lönefilen avser, om en anställd inte har anställningsnummer inlagt så saknar den det i specifikationen och då även i lönefilen.
Vill du ha en ny lönefil med korrekt information i så behöver du först och främst lägga in den anställdas anställningsnummer. Kontakta oss sedan så kan vi generera ut en ny fil, så länge informationen är uppdaterad.

Du uppdaterar informationen under fliken ”Anställda”, går till ”Hantera anställda” och sök reda på rätt person. Trycker på pennan för att göra ändringar, glöm inte att spara.

Måste jag gå in och skapa en faktura själv varje månad?

Nej, du kan göra så att systemet skapar en faktura automatiskt.

Gå till ”Laddningar”

Sedan till ”Laddningsinställningar”

Gå ner till ”Ska nya laddningar skapas automatiskt?”

Fyll sedan i när du vill att fakturan ska skapas och vilken dag som laddning ska ske.

Datumet som fakturan skapas måste vara EFTER brytdatum.

OBS: Tänk på att du måste administrera nyanställda och ta bort anställda innan fakturan automatiskt skapas. Den utgår ifrån vilka som ligger under företaget vid skapningsdag och vilka som har beställt laddning för den månad som fakturan avser.

Vi vill använda oss av autogiro, hur går vi tillväga?

Hör av dig till oss via kontaktformuläret så skickar vi dig en autogiroblankett som du fyller i och skickar tillbaka till oss.

Jag har två olika bankgironummer för olika fakturor, vad gäller?

BG nummer 5122-1901 gäller för laddningsfakturor (dessa fakturor börjar alltid på 6)

BG nummer 399-0389 gäller för kort- och årsavgiftsfakturor (dessa fakturor börjar alltid på 7)

Hur får jag tillbaka kreditbelopp för en anställd som vi tidigare har krediterat?

Dra av kreditfakturabeloppen mot inbetalningen för kommande laddningsfaktura.

Jag har missat att betala in fakturan innan förfallodatum, hur gör jag för att korten ska bli laddade i tid ändå?

Vänligen skicka in ett kvitto på betalningen när den är gjord. På så sätt kan vi se till så att korten blir laddade i tid trots att betalningen inte har kommit oss till handa ännu.

Jag har råkat betala vår faktura två gånger, hur går jag tillväga för att få tillbaka ena betalningen?

Hör av dig till vår kundtjänst via kontaktformuläret så kommer de att ta hand om ditt ärende och se till så att pengarna betalas ut till dig. Ta med information om vilket BG nummer vi ska betala tillbaka till.

Använder ni er utav autogiro så betalar vi tillbaka dubbelbetalningen till det kontot.

Korrigera eller beställa laddning.

Jag har råkat skapa två fakturor, hur gör jag nu?

Det är ingen fara! Kontakta vår kundtjänst så makulerar vi den ena fakturan, meddela även vilken av de två fakturorna du vill att vi ska makulera.

Jag har en anställd som ska vara ledig en längre tid, kan jag stoppa den från laddningar utan att radera den från företaget?

Gå till ”Anställda” och klicka sedan på ”Hantera anställda”. Klick på de tre punkterna på den person det gäller och välj ”inaktivera”. Välj ett från och till datum som den anställda inte ska få laddning. Tryck ”inaktivera”.

OBS: Den anställda kommer under den här perioden inte finnas med i laddningslistan. Du kommer alltså inte kunna skapa en faktura för den här personen under den inaktiverade perioden.

Jag vill göra en extra laddning åt en anställd, hur gör jag?

Gå till ”Laddningar” i menyn.

Välj det datum du vill att kortet ska laddas (måste vara 5 dagar framåt i tiden)

Tryck ”Nästa”.

Leta fram den/de person(er) du vill ladda kortet för och klicka i rutan. Beloppet är förifyllt, men ska detta ändras kan det göras manuellt. Endast ikryssade personer kommer med på fakturan.

Tryck på ”nästa”.

Kolla så att allt ser OK ut på sammanställningen.

Tryck sedan på ”avsluta”

En laddning är nu skapad till den personen.

Fakturan skickas enligt era inställningar alternativt hämtas ut i portalen under ”Fakturor”. När fakturan är betald och den anställda har aktiverat sitt kort så laddas kortet på, på valt datum.

Jag har missat att lägga in en anställd, hur gör jag för att den ska få laddning så snart som möjligt?

Gå till fliken ”Anställda” och sedan ”Hantera anställda”

Klicka på ”Lägg till” och fyll i efterfrågad information.

Tryck på ”Lägg till anställd”

Ett kort blir då beställt och levereras till den angivna adressen inom 5-7 arbetsdagar.

Skapa retroladdning:

Gå till ”Laddningar” i menyn.

Välj det datum du vill att kortet ska laddas (måste vara 5 dagar framåt i tiden)

Tryck ”Nästa”.

Leta fram den/de person(er) du vill ladda kortet för och klicka i rutan. Beloppet är förifyllt, men ska detta ändras kan det göras manuellt. Endast ikryssade personer kommer med på fakturan.

Tryck på ”nästa”.

Kolla så att allt ser OK ut på sammanställningen.

Tryck sedan på ”avsluta”

En laddning är nu skapad till den personen. Fakturan skickas enligt era inställningar alternativt hämtas ut i portalen under ”Fakturor”. När fakturan är betald och den anställda har aktiverat sitt kort så laddas kortet på, på valt datum.

Jag har skapat en laddning för en anställd som inte jobbar kvar, hur går jag tillväga för att dra tillbaka laddningen?

Inga problem, vi kan skicka en kreditfaktura på denna personen.

Den information vi då behöver är:

För- & efternamn
Personnummer
Vilken faktura den ska krediteras ifrån

OBS: Vi kan endast kreditera hela laddningar, skulle en anställd ha fått laddningen på sitt kort och använt en del av summan, så kan vi alltså INTE kreditera laddningen.

Nyanställd.

Jag har en anställd som inte har fått sitt kort, vart har det tagit vägen?

I vanliga fall tar det 5-7 arbetsdagar tills att kortet levereras ut till den adress som kortet beställts till.

Vi har en nyanställd som har ett kort från tidigare arbetsgivare och som nu ska ha förmånen via oss, hur går vi tillväga?

Hör av dig till vår kundtjänst via kontaktformuläret eller telefon så hjälper de er med flytten. Se till att ha med information om namn och personnummer om vem det gäller och vilken enhet den ska flytta till om ni har flera enheter.

Jag har en anställd som ska flytta från en enhet till en annan, hur går jag tillväga?

Gå till ”Anställda” och ”Hantera anställda” i menyn.

Sök upp den anställdes namn

Tryck på pennan för att ändra.

Det kommer då upp information om den anställde.

Längst ner kan du välja bolag/enhet som den anställde ska tillhöra(om ni har flera enheter).

Om det är en enhet inom samma företag kan du flytta personen här.

Skulle det vara en flytt från ett annat företag måste ni höra av er till vår kundtjänst via kontaktformuläret eller telefon så hjälper de er med flytten.

OBS: tänk på att om du gör en flytt mellan enheter som inte har samma laddningsinställningar så återställs den anställdes kalender, denne måste då gå in och beställa laddning på nytt för det nya bolaget.

Kortets funktion.

Om en anställd förlorat sitt kort, hur hanterar vi det?

Den anställda kan spärra sitt kort via sitt webbkonto alternativt via vår mobilapp ePassikortet. Alternativt höra av sig till vår kundtjänst så hjälper de till. De pengar som finns kvar på kortet flyttas över till ett nytt kort i samband med aktiveringen av det nya kortet.

Vad händer med kortet när en anställd slutar hos oss?

Kortet är personligt och beloppet som finns på kortet kan användas upp till 12 månader efter att personen har slutat hos er. Kortet kommer under denna period inte bli laddat med mer pengar. När 12 månader passerat spärras kortet automatiskt och eventuellt kvarvarande saldo förfaller.

Vi har märkt att kortet inte fungerar överallt, hur kommer det sig?

Vårt kort är endast till för att handla mat, och fungerar därmed endast på de ställen vars kortterminaler är inställda på mat. Skulle kortterminalen vara inställd på något annat än matrelaterat kommer inte köpet att genomföras. Detta innebär till exempel att vårt kort inte fungerar på IKEA, då samtliga av deras terminaler är inställda som möbelvaruhus, även i deras restauranger.

Varför går det inte att genomföra ett köp hos ICA Online?

ICA Online accepterar inte längre köp med förbetalda kort. Detta innebär dessvärre att det inte går att genomföra köp hos ICA Online med Epassikortet.

Saldo.

Finns det någon saldogräns på kortet?

Du kan ha max 15 000 kr i saldo på ditt kort.

Hittade du inte svaret på din fråga?

Då kan du ringa oss på telefonnummer 08-555 172 20 eller mejla backoffice@epassi.se.